Faktury se mi třídí samy. Jak jsem přestal hledat doklady pro čtyři firmy
Faktury mi chodí do dvou schránek a patří čtyřem různým účtům. Jeden scénář v Make je každý měsíc najde, AI z nich vytáhne, co potřebuju, a do tabulky je srovná za mě.
Obsah článku
Jak funguje automatický přehled fakturPravidla, která se osvědčilaCo mi to daloChceš něco podobného?Časté otázkyFakturuju za tři firmy a k tomu sám za sebe. Doklady mi přitom chodí do dvou e-mailových schránek. Na konci měsíce tak přicházela pořád stejná chvíle: otevřít e-mail, hledat, přeposílat, přepisovat částky do tabulky a doufat, že jsem na nic nezapomněl.
Přesně tohle je práce pro automat. Nevyžaduje přemýšlení, jen pozornost. A tu má stroj lepší než já ve čtvrtek večer.
Jak funguje automatický přehled faktur
Celé je to řetěz několika kroků. Každý dělá jednu věc a předá výsledek dalšímu.
- 1
Najde faktury Gmail
Projde obě schránky a vybere e-maily s fakturou za uplynulý měsíc.
- 2
Přečte je Claude
Z každé faktury vytáhne dodavatele, celkovou částku, měnu a to, které firmě patří.
- 3
Protřídí Filtr v Make
Podle pravidel vyhodí duplicity a doklady, které do přehledu nepatří.
- 4
Zapíše Google Sheets
Každou fakturu uloží jako řádek do měsíčního přehledu.
- 5
Uklidí Google Drive
PDF uloží do složky podle firmy. Co je nejasné, nechá ve složce měsíce.
Nejvíc času mi nevzalo přepisování. Vzalo mi ho hledání a nejistota, jestli mám všechno.
Pravidla, která se osvědčila
První verze fungovala, ale přehled byl zaneřáděný. Teprve tahle pravidla z něj udělala něco, na co se dá spolehnout:
- Každá faktura v přehledu jen jednou, i když přišla ve dvou různých e-mailech.
- Zálohová faktura, která už je zaplacená, do přehledu nepatří.
- Méně sloupců je víc: dodavatel, částka celkem, měna a odkaz na e-mail. Číslo účtu nebo DPH tam nepotřebuju.
- AI musí vědět, která firma je která. U některých dodavatelů je na faktuře jiný název zákazníka, a tak má pravidlo, kam doklad patří.
Co mi to dalo
Na začátku měsíce mám v tabulce hotový přehled: kdo, kolik a kterou firmu se to týká. Nic nepřeposílám a nic nehledám. A když něco chybí, vidím to hned, ne až při uzávěrce.
Chceš něco podobného?
Chceš, aby se ti faktury třídily samy?
Tohle je moje automatizace. Napiš mi, jak to máš s doklady ty, a v týmu ti postavíme podobnou na míru – pro tvoje schránky, firmy i účetní.
Domluvit 20 min konzultaci zdarmaDrobnou automatizaci obvykle postavíme za 2–3 hodiny (1 500 Kč/h). Větší systémy naceníme individuálně.
Časté otázky
Potřebuju na to placený Make?
Záleží na tom, kolik dokladů ti chodí. Když ti automatizaci postavíme, tarif ti doporučíme podle tvého provozu.
Je v pořádku posílat faktury do AI?
AI dostává obsah faktury, ze kterého vytáhne údaje. Citlivé dokumenty si vždycky projdi podle pravidel své firmy a podmínek služby, kterou používáš.
Funguje to i s jinou schránkou než Gmail?
Ano. Make umí pracovat i s Outlookem nebo obecnou schránkou přes IMAP. Liší se jen první krok scénáře.