Každá zakázka má svou složku. A z ní se objednává všechno ostatní

Každá zakázka v realitách začíná stejně: nový klient, nová nemovitost a hromada dokumentů. List vlastnictví, cenové mapy, fotky, smlouvy, dispoziční plán. Když to nemá jasné místo, za pár týdnů to hledáš v e-mailech, na ploše a v telefonu.

Co mě to stálo

Dřív jsem pro každého klienta zakládal složku ručně, a pokaždé trochu jinak. Smlouvu jsem hledal, kopíroval, přejmenovával a posílal e-mailem jako přílohu. A když bylo potřeba objednat dispoziční plán nebo zákres do fotografie, psal jsem studiu e-mail, hledal fotky a nasdílel jim přístup.

Každý z těch kroků trvá jen chvilku. Jenže u desítek zakázek ročně se z nich skládají celé dny práce, která nic nepřináší. A stačí jeden přehlédnutý krok a klient čeká, studio čeká a já to celé zdržuji.

Když má každá zakázka stejnou složku se stejnou strukturou, další automatizace už jen vědí, kam sáhnout.

Jak funguje automatická složka klienta na Google Disku

1. 1

   Nový obchod ClickUp

   Jakmile v ClickUpu založím nový obchod, automatizace k němu sama připraví úkoly: vygenerovat složku klienta, zaslat smlouvu, objednat dispoziční plán, objednat zákres a další.

2. 2

   Složka klienta Google Drive

   Odškrtnu úkol a na Google Disku vznikne složka klienta s pevnou strukturou: smlouvy, fotky, dispoziční plán, zákresy. Vždycky stejně pojmenovaná, vždycky na stejném místě.

3. 3

   Smlouva klientovi Gmail

   Když je smlouva ve složce připravená, odškrtnu úkol „Zaslat ZS klientům“. Make ji najde, nasdílí klientovi i spolumajitelům k připomínkám a pošle jim e-mail se správným oslovením.

4. 4

   Robot dá vědět ClickUp

   K obchodu se přidá komentář, komu co odešlo. Když chybí e-mail nebo propojený klient, upozorní mě dřív, než si toho všimne klient.

Na složku navazují další automatizace

Teprve tady se ukáže, proč se vyplatí mít složky jednotné. Další scénáře přesně vědí, kde co hledat.

• Dispoziční plán: odškrtnu úkol a Make najde v klientské složce podklady, grafickému studiu nasdílí původní plán ke čtení a složku „hotovo“ k nahrání výsledku. Pak mu pošle objednávku e-mailem.
• Zákres do fotografie: stejně jako u plánu. Studio dostane přístup k fotkám a složku, kam nahraje hotový zákres, třeba hranice pozemku nebo vizualizaci domu na parcele.
• Hotové soubory se vrací rovnou do složky klienta. Nic se nepřeposílá e-mailem, nic se neztratí v přílohách.
• Funguje to jen tam, kde to dává smysl: plán jen u domů a bytů, zákres u domů, bytů a pozemků.

Pro mě to znamená, že objednávku grafiky vyřídím jedním kliknutím z mobilu, klidně cestou z prohlídky. Studio dostane všechno, co potřebuje, a hotový výsledek najdu tam, kde ho hledám.

Chceš něco podobného?

Stejný princip funguje mimo reality: projektová složka pro každou zakázku ve stavebnictví, klientský spis v účetní kanceláři nebo podklady pro grafika v marketingové agentuře.

Časté otázky

Martin TesárekRealitní makléř a automatizátor. Od roku 2021 si v Make stavím, co mě zdržuje, a píšu o tom tady.